Учет операции по расчету с подотчетными лицами. Учет расчетов с подотчетными лицами. Учет возврата неиспользованных подотчетных сумм

Расчеты с подотчетными лицами означают расчеты между орга­низацией и ее работниками, обусловленные авансовой выдачей им наличных денежных средств на оплату хозяйственных, командиро­вочных и других расходов.

Выдача авансовых сумм денежных средств конкретному работ­нику организации, напомним, возможна только при условии пол­ного его отчета по ранее полученным авансам. Кроме того, не раз­решается передача подотчетных сумм одним работником другому. Денежные средства, предназначенные для оплаты хозяйственных и командировочных расходов, организация, как правило, получает с расчетного счета в кассу для выдачи их подотчетным лицам. Орга­низации, имеющие постоянную денежную выручку за реализован­ные товары, имеют право использовать наличные денежные средст­ва на хозяйственные и другие расходы в пределах лимитов, установ­ленных кредитной организацией.

Учет таких расчетов ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетны­ми лицами». Данный счет является активно-пассивным, поскольку по окончании учетного периода возможны остатки как неиспользо­ванных подотчетных сумм, так и не возмещенных организацией расходов по представленным авансовым отчетам.

Бухгалтерский учет

Сумма денежных средств, выданная работникам организации под отчет, отражается бухгалтерской записью:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках».

Целевое расходование этих денежных средств оформляется авансовым отчетом - сводным документом, в котором дается весь перечень и суммы произведенных расходов на основании прилагае­мых к нему документов.

В качестве первичных оправдательных документов, подтвер­ждающих целесообразность использования подотчетных средств, принимаются товарные чеки, накладные, кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, счета, счета-фактуры, транспортные документы, акты закупки материаль­ных ценностей у физических лиц и др.

Следует отметить, что только надлежаще оформленный авансо­вый отчет является основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами в том отчетном периоде, в кото­ром данные операции имели место, т.е. исходя из даты утверждения авансового отчета руководителем организации.

Кроме учетного аспекта проверки авансовых отчетов по сущест­ву произведенных подотчетными лицами расходов, организация должна рассмотреть содержание данного документа исходя из дей­ствующих норм налогового законодательства. Ограничения в расче­тах наличными денежными средствами между юридическими лицами применимы к аналогичным расчетам, осуществляемым через подот­четных лиц. Иными словами, нарушением действующего порядка на­личного денежного обращения считаются факты прямого взноса де­нежных средств, полученных под отчет работником одной организа­ции, на расчетный счет другой организации-контрагента. В таких случаях к организации-нарушителю применяются штрафные санкции в двукратном размере от суммы, внесенной на расчетный счет.

Более того, организации, принимая авансовые отчеты от подот­четных лиц, должны фиксировать срок их представления, посколь­ку их необходимо представить в бухгалтерию не позднее трех рабо­чих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки. Необходимость сведений о сроках представления авансовых отчетов объясняется действующим поряд­ком включения материальной выгоды в налогооблагаемый доход

физических лиц. Материальная выгода от использования работни­ком денежных средств организации может быть получена в случаях несвоевременного возврата неизрасходованных подотчетных сумм или необоснованного их получения. При этом для целей налогообло­жения следует определить, сколько дней подотчетные суммы исполь­зовались не по назначению. Для этого сопоставляются установлен­ная и фактическая даты отчета о расходовании подотчетных сумм. Выявленная материальная выгода рассматривается как доход работ­ника организации, который облагается налогом на доходы физиче­ских лиц в размере 13%. В состав дохода включается также превы­шение размера суточных против установленных норм и оплата рас­ходов, не соответствующих характеру производственного задания.

Подотчетные суммы, как отмечалось выше, выдаются не только на приобретение материально-производственных запасов, оплату услуг и работ, но и на оплату командировочных расходов. В этой связи рассмотрим действующий порядок расчета командировочных расходов в соответствии с установленными нормами их возмеще­ния. Нормативными актами регламентируется состав командиро­вочных расходов, компенсируемых организацией. Так, в составе та­ких расходов предусматриваются оплата найма жилого помещения; оплата суточных; расходы по проезду к месту командировки и об­ратно; затраты за пользование постельными принадлежностями.

Командировочные расходы, связанные с производственной дея­тельностью, считаются признанными расходами по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость продукции. Вместе с тем организации необходимы сведения об оплате командировочных расходов, превышающих установленные нормы, с целью последую­щей корректировки налогооблагаемой прибыли. Такая информация обеспечивается при отражении командировочных расходов на сче­тах учета затрат в разрезе субсчетов «Затраты в пределах утвержден­ных норм» и «Затраты сверх установленных норм».

Возврат неиспользованных подотчетных сумм отражается на ос­новании приходного кассового ордера бухгалтерской записью:

дебет счета 50 «Касса»,

кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В случаях, когда подотчетные лица не возвращают полученные ранее авансовые суммы либо не представляют авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах, списание таких сумм отра­жается бухгалтерской записью:

Бухгалтерский учет

дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При удержании из заработной платы полученной ранее подот­четной суммы или суммы, по которой не представлен авансовый от­чет, производится запись:

дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При условии невозможности взыскания остатка неизрасходо­ванных подотчетных сумм из заработной платы - запись:

дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По истечении срока исковой давности сумма невозмещенного материального ущерба списывается на убытки организации бухгал­терской записью:

дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»,

кредит счета 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материаль­ного ущерба».

Использование подотчетных сумм в бухгалтерском учете отража­ется по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборот­ные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение ма­териальных ценностей», 41 «Товары» и др.

Аналитический учет расчетов с подопечными лицами ведется по каждому подотчетному лицу с отражением суммы образования за­долженности по полученному из кассы организации авансу, а также суммы списания данной задолженности по мере представления авансового отчета и отнесения этих расходов на счета затрат или ма­териально-производственных запасов в зависимости от назначения и характера использования подотчетных сумм.

12.7. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

Кроме расчетов по оплате труда с депонентами и подотчетны­ми лицами, с работниками предприятия могут быть и другие виды расчетов. Наиболее часто возникают расчеты в связи с покупкой

Глава XII. Учет расчетных операций

товаров в кредит, получением ссуд на индивидуальное жилищное и кооперативное строительство, обзаведение домашним хозяйством, по возмещению материального ущерба. Для их учета применяется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», к которому могут быть открыты субсчета: 73-1 «Расчеты по предоставленным займам», 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» и др.

На субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» отра­жаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищ­ное строительство, приобретение или строительство садовых доми­ков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хо­зяйством и др.). По дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по про­чим операциям» отражается сумма предоставленного работнику организации займа в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета». На сумму платежей, поступивших от работни­ка-заемщика, счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» кредитуется в корреспонденции со счетами 50 «Касса», 51 «Расчет­ные счета», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (в зависимо­сти от принятого порядка платежа).

На субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущер­ба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач или хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а так­же по возмещению других видов ущерба.

В дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с креди­та счетов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие товарно-материальные ценно­сти), 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и др.

По кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операци­ям» записи производятся в корреспонденции со счетами:

учета денежных средств - на суммы внесенных платежей;

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на суммы удержа­ний из сумм по оплате труда;

94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - на суммы спи­санных недостач при отказе во взыскании из-за необоснованности иска.

Бухгалтерский учет

На субсчете 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» учи­тывают расчеты с персоналом организации по приобретенным ими в кредит товарам.

Операция по оформлению кредита работнику отражается по дебету счета 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» и кредиту счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» или счета 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».

Удержания из заработной платы работников в погашение задолженности по кредитам учитывают по дебету счета 70 «Расчеты с персо­налом по прочим операциям» и кредиту счета 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит». При погашении задолженности по кредитам дебетуют счета 66 или 67 и кредитуют счет 51 «Расчетные счета».

Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому работнику организации

Документы принимаются к учету по результатам внутреннего контроля. Не допускается принятие к учету документов, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни.

1. В представленных документах должен быть указан фактический адрес закупки (если в них значится только юрадрес, подотчетное лицо может указать фактический адрес от руки). Должна быть обеспечена возможность выборочной проверки закупок на месте

О проверках контрагентов см. специальный материал

2. В документах должны быть указаны наименования приобретенных товаров, работ или услуг (артикул, сорт, вид и т.п.), цена за единицу и количество. Эти данные нужны для постановки оплаченных объектов на учет и обоснования законности, эффективности расходов.

Например, указание в чеке наименования "бумага" без единицы измерения, количества и цены за единицу не позволит правильно оприходовать эти ценности.

Кроме того, величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения являются обязательными реквизитами первичного учетного документа. Их отсутствие может рассматриваться ревизорами в качестве нарушения порядка ведения бухгалтерского учета, а, значит, не исключен штраф по ст. 15.11 КоАП РФ. Об ответственности за грубое нарушение правил бухучета см. специальный материал

3. Даты и время закупки должны соответствовать режиму работы соответствующих торговых точек, данным путевых листов (при закупке ГСМ) и т.п. В локальном акте могут быть установлены часы, в которые проводятся закупки.

При закупке в выходные и праздники у подотчетного лица могут быть затребованы дополнительные пояснения.

4. Реквизиты (дата и время покупки, наименование поставщика и т.д.) кассового чека (БСО) должны совпадать с данными товарного чека или иного документа продавца, подтверждающего факт покупки.

5. Для подтверждения факта приемки товаров или результатов работ можно проверить: наличие Приходного ордера (ф. 0504207) или Акта (ф. 0504101), отметок кладовщиков об оприходовании на товарных чеках, актов комиссий и виз ответственных сотрудников о приемке работ (услуг) и т.п.

6. Для подтверждения факта перелета у подотчетного лица возможно истребовать только:

Авиабилет на бланке строгой отчетности - если билет был приобретен в кассе;

Распечатку маршрут/квитанции - если был оформлен электронный авиабилет.

А вот "бумажного" посадочного талона с отметкой о прохождении досмотра у подотчетного лица может и не быть. С 25 февраля 2019 года может оформляться электронный посадочный талон - в виде штрих-кода. Пассажир вправе:

1) распечатать такой талон самостоятельно и предъявить при досмотре;

2) получить его на бумажном носителе в аэропорту или в пунктах регистрации, расположенных за пределами аэропорта;

3) использовать посадочный талон, оформленный в электронном виде, предъявив для сканирования при досмотре штрих-код на экране своего смартфона или планшета

Железнодорожный билет, приобретенный в кассе, является БСО, т.е. одновременно подтверждает и факт оплаты и перевозку.

Требования к обязательным реквизитам билета, подтверждающего факт проезда по маршрутам регулярных перевозок автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, установлены Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112).

7. Даты в документах на проживание, даты убытия в командировку и выхода на работу должны совпадать с датами в проездных документах. Дата приказа о командировании не должна быть позднее даты фактического выезда в командировку.

Если сотрудник остался в месте командирования на длительный срок, проверяющие могут не признать обоснованными расходы по проезду и потребуют возместить ущерб. Их нельзя будет признать при налогообложении прибыли и надо будет учесть как доход работника в натуральной форме (письмо Минфина РФ от 21.03.2017 N 03-04-06/16282).

8. Составленные на иностранных языках документы должны быть переведены на русский язык. Заверить перевод надо в порядке, предусмотренном учетной политикой - нотариальное заверение необязательно (п. 13 Инструкции N 157н).

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях. Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы . Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы . В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

• наименование покупателя (клиента);
• ИНН покупателя (клиента);
• сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
• сумма акциза (если применимо);
• регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Ведение бухгалтерского учета организации должно быть строго регламентировано, то есть подчинено определенным правилам.

Существует целый свод правил, по которым ведется бухгалтерский учет. И отступление от этих правил ведет к серьезным ошибкам в бухгалтерской и налоговой отчетности, в определении финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны материально-ответственных лиц.

Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

Закон «О бухгалтерском учете», содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3).

Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 г. № 51 - ФЗ, договор купли - продажи от 26.01.1996 г. № 14 ФЗ, а также дает определение подотчетным лицам, подотчетным суммам, командировкам и т.д.

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30. 12.2001 г. № 197 - ФЗ, (Принят ГД ФС РФ 21.12.2008), по состоянию на 01 февраля 2008 г. Кодекс предусматривает необходимые документы для отправки в командировку работника, а также их оформление.

Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.98 г. № 146-ФЗ (Принят ГД ФС РФ 16.07.98 г.) по состоянию на 01 апреля 2007г. Кодекс определяет размеры суточных, возмещаемые сверх норм работникам, суточные облагаемые налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом, а также говорит о том, что для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

ПБУ 3/2006 - Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" утверждено приказом Минфина РФ от 25.12.2007 N 147н - Положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 11 1993 г. N 40 - содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (гл. 1, пункт 11).

Постановление Правительства Российской Федерации от 23.09.2002 г. № 696 (ред. от 25.08.2006) «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», на основании этих правил аудитор разрабатывает программу аудита, в том числе программу аудита расчетов с подотчетными лицами.

План счетов бухгалтерского учета, утвержденный Минфином РФ от 31.10.2000г. №94н (с изменениями и дополнениями от 07.05.2003г. № 38н) - правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок.

Инструкция Государственной налоговой службы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97) По применению закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц" -- в соответствии с пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника.

По командировкам в пределах Российской Федерации:

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" - содержит: определение служебной командировки (п. 1); правила документального оформления командировки (командировочное удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку) (п. 2); предельные сроки командировок (сроки устанавливает руководитель, но не более 40 дней) (п. 4); необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки (п. 6); формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки; указание на сохранение за работником находящимся в командировке среднего заработка (п. 9); указание на выплату работникам суточных (п. 10); перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12); предписание в течение 3-х дней после возвращения работника из командировки составить авансовый отчет (п. 19); другие положения относительно командировок.

Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах" - компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом.

По командировкам за границу:

Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" - содержит информацию о том, суточные какой страны и с какого момента применять (пока командированный работник находится на территории РФ применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ - нормы для страны-назначения (при этом документ запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

Письмо Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 23.10.97) "О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" - содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках.

Документы, подлежащие проверке

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

Приказ об учетной политике.

Авансовые отчеты.

Журнал регистрации авансовых отчетов.

Приказы о направлении работников в командировку.

Список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы.

Сметы представительских расходов.

Приказы об утверждении смет представительских расходов.

Заявления на выдачу денег из кассы.

Документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц).

Журнал регистрации командировок.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

балансе предприятия (форма № 1) (стр. баланса 236 - прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 - прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

отчете о движении денежных средств (форма № 4);

главной книге;

журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Взаимосвязь между регистрами бухгалтерского учета и проверяемыми первичными документами

• 1. Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы предприятия, путем сличения данных ж/о N 1 и ж/о № 7 за каждый месяц.
• 2. Проверяется соответствие сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (ж/о № 7) и данных Главной книги за каждый месяц.
• 3. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу по ж/о № 7 с соответствующим итогом по ведомости к ж/о № 1.
• 4. Проверяется соответствие данных о выданных подотчетных суммах, отраженных в ж/о № 7 и ж/о № 1, данным за отчетный период по форме № 4 приложения к балансу.
• 5. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", отражающие расходы, отнесенные в дебет счетов 08, 10, 26, 41, 91, и т.п. с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.
• 6. Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах.
• 7. Проверяется соответствие аналитических данных ж/о № 7 (в разрезе подотчетных лиц) с представленными проверке авансовыми отчетами за конкретный период.

Проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

Аудитору следует ознакомиться с материалами инвентаризации. При этом следует иметь в виду, что инвентаризация проводится силами заказчика в установленные учетной политикой сроки в соответствии с приказом Минфина России от 13.06.95 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

Для оформления инвентаризации применяются формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно приложениям N 6 - 18 к Методическим указаниям либо формы, разработанные министерствами, ведомствами.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Подотчетное лицо в бухучете — это сотрудник организации, которому выдаются денежные средства для оплаты товаров, работ, услуг, связанных с хозяйственной деятельностью компании. По результатам расходования денежных средств такое лицо сдает в бухгалтерию с приложением документов, подтверждающих правомерность произведенных расходов.

Порядок выдачи денег в подотчет

Образец приказа на подотчет

Учет выдачи денег под отчет

Учет денег, выдаваемых подотчетным лицам, ведется на счете 71 Плана счетов бухгалтерского учета. Целесообразно аналитический учет по этому счету вести в разрезе каждого подотчетника.

Денежные средства работнику могут быть выданы наличными через кассу организации, либо перечислены на расчетный счет или банковскую карту сотрудника. Порядок выдачи и наличным и безналичным способом не противоречит законодательству, что подтвердило Министерство финансов РФ в Письмах № 03-11-11/42288 от 25.08.14 и 02-03-10/37209 от 10.09.13.

Выдача денег в подотчет отражается по дебету счета 71.

Учет расчетов с подотчетными лицами 2019

Сотрудник обязан не позднее трех дней после истечения срока выдачи денег под отчет представить авансовый отчет в бухгалтерию. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по отражению расходов, согласно авансовому отчету, отражается по кредиту счета 71.

Учет возврата неиспользованных подотчетных сумм

Если работник не полностью израсходовал полученный подотчет, его необходимо вернуть. Сотрудник возвращает денежные средства в кассу или на расчетный счет, либо, с его согласия, задолженность можно в течение месяца удержать из зарплаты. Если сотрудник отказывается возвратить неизрасходованный подотчет, организация может обратиться в суд.