Унифицированная форма ОС-1б - это документ, который содержит всю информацию об основных средствах и операциях, проводимых в отношении них. Рассмотрим порядок заполнения унифицированной формы ОС-1б .
Предназначение формы ОС-1б
Указанная форма необходима для того, чтобы осуществлять учет сведений об операциях, проводимых в отношении определенной группы основных средств. Под указанными операциями понимается прием или передача группы ОС другому лицу (контрагенту) либо собственному подразделению.
Следует отметить, что главное отличие рассматриваемого документа от других форм, также регламентирующих операции с ОС (ОС-1, ОС-1а), заключается в том, что в нем отражаются действия в отношении группы ОС, а не отдельного объекта. Кроме того, форма ОС-1б не используется при учете операций в отношении зданий и сооружений.
Данную форму утвердил Госкомстат еще в 2003 году (постановление от 21.01.2003 № 7), как и остальные формы для работы с ОС. Представляем вашему вниманию бланк этой формы, а затем перейдем к рассмотрению порядка ее заполнения.
Как заполнить ОС-1б
Итак, мы рассмотрели предназначение формы ОС-1б, теперь ответим на вопрос, как заполнить эту форму. Для наглядности представляем пример заполнения ОС-1б:
Объем рассматриваемого документа составляет 4 страницы, на которых отражается вся необходимая информация о группе ОС. Так, вводная часть формы содержит общие сведения о лицах, участвующих в процессе передачи объектов ОС, а именно: наименование этих лиц (юридических либо физических), их адрес и реквизиты банковских счетов. Кроме того, нужно указать реквизиты документов, на основании которых производится передача, дату и счет бухгалтерского учета.
Затем в форме нужно в обязательном порядке отразить сведения о том, как будут использоваться передаваемые объекты ОС, а также указать полную информацию об их производителе.
После этого необходимо перейти к заполнению табличной формы, где указываются все данные, касающиеся передаваемой группы объектов ОС, включая информацию об инвентарном номере, стоимости (первоначальной и остаточной), амортизации и наличии драгоценных металлов.
В заключении отражается мнение комиссии с обязательным подписанием рассматриваемой формы.
Итак, ОС-1б является унифицированной формой учета операций, проводимых в отношении группы ОС. Учитывая тот факт, что практически у каждой компании имеется разнообразное количество основных средств, эта форма широко распространена. Надеемся, что изложенная нами информация поможет при заполнении бланка ОС-1б.
Унифицированная форма ОС-16 необходима в тех случаях, когда при монтаже приобретенного оборудования были выявлены недостатки, не позволяющие признать его годным к эксплуатации. Рассмотрим, что представляет собой данная форма и где можно найти ее бланк.
Когда нужна форма ОС-16
Унифицированная форма ОС-16, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7, понадобится, если в процессе приема, монтажа¸ наладки или испытания приобретенного оборудования в нем выявлены недочеты, которые влияют на факт признания его пригодным к использованию в качестве основного средства.
В зависимости от того, по чьей вине дефект имеет место, к составлению акта по форме ОС-16 могут привлекаться представители всей цепочки лиц/организаций, участвовавших в процессе изготовления и доставки оборудования до конечного потребителя. Количество экземпляров оформляемого акта зависит от числа лиц, его подписавших.
Бланк акта, утвержденный Госкомстатом, не является обязательным для использования. Форма аналогичного акта может быть разработана самостоятельно, в т. ч. путем изменения унифицированного бланка. Однако, как правило, форма ОС-16 удовлетворяет всем требованиям, предъявляемым к этому документу, и поэтому продолжает быть востребованной.
Как заполнить форму ОС-16
На лицевой стороне формы ОС-16 отражают данные:
- о собственнике оборудования;
- месте нахождения оборудования;
- реквизитах составляемого документа и документов, имеющих отношение к производимым с оборудованием операциям;
- лицах, участвовавших в изготовлении, доставке и монтаже оборудования;
- выявленных дефектах.
Оборотная сторона содержит заключение о том, кто и какие меры должен принять для приведения оборудования в нормальное рабочее состояние. Заключение подписывается представителями всех заинтересованных сторон. Форма Госкомстата содержит указание на проставление печати заказчика и монтажной организации.
О нюансах предъявления НДС, относящегося к оборудованию, читайте в материале
Акт дефектовки относится к первичному документу и может быть сформирован на базе выводов специальной экспертной комиссией. Комиссия может быть назначена непосредственным руководством компании, которая осуществляет инвентаризационную проверку личного имущества и нередко в нее включены наемные сотрудники организации из различных структурных подразделений.
Нередко к формированию данной документации прибегают те организации, на балансе которых находится огромное число различного оборудования, техники и иных основных средств.
Главным основанием для работы сформированной комиссии является Приказ , который издается руководством фирмы.
В либо же проверки уровня качества основных средств специально сформированной комиссией могут быть обнаружены различные дефекты
. Решение относительно ремонта/списания оборудования с выявленными дефектами может приниматься на базе составленного дефектного акта.
В том случае если рассматриваемый акт отсутствует либо же сформирован неправильно, он нередко является главной причиной непризнания налоговым органом расходов на ремонтные работы или списание основных средств в налоговом учете компании, что приводит к необходимости доначисления налоговых боров и штрафных санкций .
Начиная с января 2013 года, унифицированная форма первичной документации является не обязательной к использованию. Все утвержденные образцы несут под собой исключительно рекомендационный характер .
Одновременно с этим, законодательство РФ не запрещает применять типовую форму в ее изначальном варианте. Исходя из этого, допускается возможность формирования дефектного акта по унифицированной форме ОС-16 .
Рассматриваемая форма акта используется в процессе документальной фиксации выявленных дефектов, при установке, наладке различного оборудования, а также при осуществлении планового осмотра. Часто документ применяется с целью фиксации дефектов в различных сферах трудовой деятельности.
Унифицированная форма ОС-16 была утверждена Постановлением Госкомстата №7 в январе 2003 года. Полное наименование документации – «Акт относительно обнаруженных дефектов оборудования».
Одновременно с этим, содержание данной формы не является универсальным, частое применение акта является недопустимым. К примеру, невозможно применять подобного рода документацию при обнаружении дефектов объектов, которые относятся к недвижимому имуществу.
Как отмечалось ранее, унифицированная форма документа является необязательной
, поэтому компании имеют полное право формировать его в свободном виде либо же использовать свою персональную наработку шаблона, которая закреплена в учетной политике.
Нередко данный документ имеет вид таблицы либо же формируется списком, включающим в себя всю необходимую информацию относительно обнаруженных дефектов и возможность их исправления.
Если же компания формирует документ своими силам, то допускается возможность его оформления на персональном бланке либо же на стандартной бумаге формата А4.
Необходимо помнить, что акт обязательно должен включать в себя такие сведения, как:
- наименование компании и персональные сведения руководства;
- точное название оборудования, по которому была произведена инвентаризационная проверка;
- полный перечень должностных лиц, которые включены в специальную экспертную комиссию;
- информацию относительно выявленных дефектов;
- основные рекомендации к возможному исправлению неисправности.
Документ должен быть сформирован в том количестве, которое нужно для всех без исключения заинтересованных лиц, причем обязательно экземпляры должны быть заверены.
В документе не нужно указывать расценок, себестоимости оборудования.
Алгоритм формирования
Изначально в документе обязательно должны быть отображены время и номер Приказа относительно утверждения формы рассматриваемого акт, который принят в конкретной компании.
- ее наименование, с обязательным отображением организационно-правовой формы;
- структурное подразделение либо же отдел, в котором была произведена проверка техники/оборудования на предмет обнаружения неисправностей.
Затем нужно будет указать:
- Полные инициалы непосредственного руководителя компании, по чьей инициативе была осуществлена инвентаризация какого-либо имущества.
- Время проведения проверки и печать. Стоит отметить, что печать не является обязательным реквизитом, поскольку с 2016 года юридические лица и индивидуальные предприниматели имеют полное право ее не применять в процессе своей трудовой деятельности.
После этого указывают:
- наименование документации;
- нумерацию непосредственно по внутреннему документообороту, повторно проставляется дата формирования акта и адрес, где расположен объект, по которому происходила проверка.
На следующем этапе необходимо указать сведения относительно:
- даты и номера Приказа, на основании которого начала работу сформированная экспертная комиссия;
- перечень лиц, входящих в состав комиссии.
Наемных сотрудников, которые входят в состав экспертной комиссии, необходимо обязательно указывать с отображением занимаемой должности. В формате: инициалы – должность.
После этого, необходимо указать подробную информацию относительно самого оборудования, которое было подвержено проверке, а именно:
- указывается его полное наименование;
- серия и номер;
- дата изготовления;
- когда именно оно было введено в эксплуатацию.
Ниже необходимо указать сведения относительно числа обнаруженных неисправностей, указать единицу измерения и объем.
В обязательном порядке нужно тщательно продумывать формулировку, способную отразить основную суть неисправности. Иными словами, она должна быть краткой и одновременно емкой .
После указания сути неисправности, необходимо указать рекомендации по возможному исправлению. Если же исправить поломку невозможно, необходимо указать на основные причины .
В завершающем разделе рассматриваемого акта, все без исключения члены экспертной комиссии обязаны подтвердить указанные в документе сведения, проставив напротив своих инициалов подписи. Обязательно подпись должна быть с расшифровкой.
На базе сформированного дефектного акта, члены экспертной комиссии принимают решение относительно возможности проведения ремонтных работ, перечисляют подробный их перечень, а также дополнительно отображают сметную себестоимость, после чего оборудование либо же техника отправляется на ремонт.
В том случае, если кто-либо выражает несогласие с составленными выводами экспертной комиссии, то он имеет полное право на обжалование этого вопроса через судебный орган.
Однако на практике это встречается редко, поскольку судебные разбирательства невыгодны (необходимо много времени и финансовых затрат).
Если говорить об основных правилах формирования акта на ремонт ОС, то они являются неизменными , как и для дефектного , которые указаны выше.
Важно помнить, что допускать какие-либо ошибки или опечатки недопустимо, поскольку из-за этого могут возникнуть различные недоразумения с контролирующими органами.
Как сделать акт выполненных работ в 1С и распечатать его, можно узнать из данной инструкции.
Дефектный акт – это таблица или перечень недочетов, которые могут быть выявлены специальной комиссией после осмотра строительного объекта. Если таковые имеются, делается соответствующее заключение, в котором указано состояние объекта на данный момент.
При осуществлении ремонтных работ на объекте и фиксировании всех дефектов также оформляется данный акт. Для составления акта необходимо создание выездной комиссии, которая проверит состояние объекта, уровень его износа, наличие тех или иных неисправностей, и скажет, какой нужно произвести ремонт (косметический или капитальный).
Дефектный акт (унифицированная форма ОС-16 ) оформляется в том случае, если будут выявлены дефекты в оборудовании. Оформление акта в любом виде может быть в том случае, если производится осмотр других объектов.
Возможно, вам также потребуются такие акты:
Форма ОС-16. Как заполнить дефектный акт?
В дефектном акте указываются не только недочеты, которые были обнаружены вовремя осмотра здания, но также их количественные характеристики. Следует отметить, что учет стоимостных показателей в акте не ведется. В зависимости от количества заинтересованных сторон необходимо оформить соответствующее количество экземпляров. Рассмотрим основные аспекты, которые указываются в обязательном порядке в дефектном акте.
- Название документа. Объект или работы, где проводился осмотр.
- Наименование оборудования, номер паспорта или маркировка, тип, марка, дата поступления оборудования.
- Месторасположение оборудования, наименование и ОКПО организации изготовителя, организации поставщика, организация-грузоотправитель, перевозчика, монтажной компании.
- Места, где были выявлены дефекты.
- Состав комиссии по оценке объекта на наличие тех или иных дефектов.
После тщательного осмотра комиссия должна указать все найденные неисправности, а также прописать единицы их измерения, а также их количество. После того, как эти данные будут заполнены, по ним необходимо сделать заключение, в котором будут указаны необходимые рекомендации. Для устранения недочетов они должны быть указаны конкретно. Дефектный акт формирует все выявленные комиссией дефекты оборудования и после составляется смета о проведении ремонта оборудования.
Если в процессе приема, монтажа¸ наладки или испытания приобретенного оборудования, в нем выявлены повреждения или неисправности, они могут быть задокументированы актом о выявленных дефектах оборудования (форма ОС-16). Дефекты, которые обнаружились еще при приемке, можно отразить в акте о поступлении оборудования (ОС-14). Обычно в этом документе фиксируются недостатки, которые могут быть обнаружены при внешнем осмотре. Если же на этой стадии никаких неисправностей или повреждений не обнаружено, оборудование передается в монтаж . На стадии монтажа и сборки оборудования могут быть выявлены препятствующие эксплуатации дефекты, не заметные при внешнем осмотре, их и необходимо задокументировать актом.
Применение ОС-16
Данный документ имеет унифицированную форму. ОС-16 утверждена Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. Форма не является обязательной к применению: организация может самостоятельно разработать бланк акта, например, используя эту форму в качестве образца, дополнив ее необходимыми или наоборот, удалив ненужные реквизиты. Также организация может принять решение использовать утвержденную форму ОС-16. Унифицированную форму бланка и образец ее заполнения мы приведем в конце статьи.
В зависимости от того, какие формы решит применять организация, можно либо определить собственный порядок их заполнения, либо руководствоваться указаниями, которые действуют в отношении унифицированных форм. Если принято решение использовать установленные формы унифицированных первичных документов – следует применять порядок заполнения, отвечающий требованиям инструкций к ним: некоторую информацию по заполнению формы ОС-16 можно найти в указаниях, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7.
Заполнение ОС-16 (акт о выявленных дефектах оборудования)
В шапке документа заполняются общие данные: наименование организации-заказчика, структурное подразделение, код формы по ОКУД, ОКПО. Далее заполняется номер документа и дата его составления.
В основной части документа сначала заполняется общая информация о принятом оборудовании:
- Номер и дата акта, по которому оборудование было принято в монтаж;
- Место, где находится оборудование (точная информация: адрес, здание, номер цеха);
- Название организации-изготовителя, код по ОКПО;
- Название организации-поставщика, код по ОКПО;
- Название грузоотправителя, код по ОКПО;
- Наименование компании-перевозчика, код по ОКПО;
- Название монтажной компании, код по ОКПО.
Далее идет перечисление дефектов, которые были обнаружены у оборудования. Информация об оборудовании, у которого найдены недостатки, подробно оформляется таблицей из семи колонок, содержащих следующую информацию:
- Наименование оборудования;
- Номер паспорта или маркировка оборудования;
- Марка оборудования;
- Проектная организация;
- Дата, когда оборудование было изготовлено;
- Дата, когда оборудование поступило;
- Дефекты, которые были обнаружены у оборудования.
Информация по каждой единице оборудования фиксируется в таблице отдельно. Под табличной частью подробно указываются работы, которые необходимо произвести для устранения выявленных дефектов, компании-исполнители, которые будут производить необходимые работы, сроки исполнения.
Акт заполняется представителем организации, осуществляющей монтаж оборудования. Заполнить документ необходимо в день, когда дефекты были обнаружены.
Акт ОС-16 подписывают представитель организации-заказчика и представитель монтажной организации с указанием должности, расшифровкой подписи. Далее предусмотрено место для печати и указания даты. Далее предусмотрено место для указания подписи представителя компании-изготовителя с указанием должности, расшифровкой подписи, даты подписи.
Свой экземпляр акта получает каждый из представителей организаций, подписавших документ. Один экземпляр должен быть передан монтажной организации, второй экземпляр предназначен для заказчика, третий – для изготовителя оборудования. При необходимости могут быть составлены и дополнительные экземпляры.
Форма ОС-16 (образец заполнения)
Форма ОС-16 – скачать бланк
